Google Workspace Là Gì​? Lý Do Các Doanh Nghiệp Đều Sử Dụng

Google Workspace là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trong môi trường làm việc trực tuyến. Tích hợp Google Apps để cải thiện trải nghiệm người dùng. Thay vì tìm kiếm các ứng dụng hỗ trợ làm việc trực tuyến, Google Workspace là lựa chọn tốt nhất hiện nay. Vậy cụ thể Google Workspace là gì​? Hãy cùng tìm hiểu nhé!

Google Workspace là gì​?

Google Workspace là không gian làm việc trên nền tảng đám mây hội tụ đầy đủ các phần mềm của Google. Cụ thể là Gmail, Google Drive, Google Hangouts, Google Calendar,  và Google Docs. Google Workspace cho phép người dùng chia sẻ tài liệu, trao đổi tin nhắn và tạo cuộc họp nhóm. Điều này tạo ra một môi trường làm việc năng động, nơi mọi người hỗ trợ lẫn nhau để tạo ra kết quả tốt nhất cho doanh nghiệp.

Lý do tất cả các doanh nghiệp đều sử dụng Google Workspace

Nhu cầu lưu trữ thông tin và làm việc qua Internet ngày càng trở nên phổ biến. Trong số đó, ứng dụng Google Workspace luôn là sự lựa chọn tốt nhất dành cho doanh nghiệp nhằm nâng cao năng suất, nâng cao khả năng cộng tác của nhân viên và đặc biệt là đảm bảo tính bảo mật dữ liệu.

Cộng tác theo thời gian thực

Google Workspace cho phép nhiều người dùng chỉnh sửa và làm việc trên các tài liệu (Docs, Sheets, Slides) trong  thời gian thực. Điều này giúp giảm thiểu việc qua lại tài liệu và tăng tính tương tác giữa các thành viên trong nhóm, nâng cao chất lượng công việc.

Tiết kiệm chi phí

So với việc đầu tư vào phần mềm và máy chủ tại chỗ, Google Workspace chạy trên nền tảng đám mây và giúp doanh nghiệp giảm chi phí đầu tư phần cứng, bảo trì và quản lý dữ liệu. Các gói dịch vụ của Google Workspace rất đa dạng và dành cho các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn.

Tích hợp và liên kết các công cụ chặt chẽ

Các công cụ như Gmail, Drive, Calendar và Google Meet được tích hợp liền mạch trong Google Workspace. Nó giúp nhân viên dễ dàng chuyển đổi giữa các ứng dụng để quản lý công việc, hẹn hò trực tuyến và chia sẻ thông tin liền mạch.

Bảo mật dữ liệu mạnh mẽ

Google cung cấp các biện pháp bảo mật hàng đầu như xác thực hai yếu tố (2FA), mã hóa dữ liệu được lưu trữ. Đồng thời thực hiện kiểm soát truy cập cho từng tài liệu và quản lý người dùng. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể yên tâm về vấn đề bảo mật thông tin, giảm thiểu rủi ro bị tấn công mạng hoặc rò rỉ dữ liệu.

Khả năng làm việc từ xa

Google Workspace hoạt động trên nền tảng đám mây, cho phép nhân viên truy cập và làm việc từ mọi nơi trên mọi thiết bị kết nối Internet. Sự phát triển của xã hội ngày nay là cần thiết để nâng cao hiệu quả công việc mà không cần chuyển đến văn phòng.

Khả năng mở rộng dễ dàng

Google Workspace linh hoạt cho mọi quy mô doanh nghiệp. Đặc biệt, bạn có thể dễ dàng thêm người dùng mới, tăng dung lượng lưu trữ và nâng cấp thêm tính năng khi cần thiết mà không gặp vấn đề kỹ thuật phức tạp.

Cải thiện giao tiếp và tổ chức công việc

Các công cụ như Gmail, Google Meet và Lịch Google giúp doanh nghiệp sắp xếp và quản lý công việc dễ dàng hơn. Lịch hẹn, nhắc nhở, họp trực tuyến và email được đồng bộ và tích hợp giúp bạn làm việc hiệu quả và không bỏ lỡ những thông tin quan trọng.

Dễ dàng sử dụng và triển khai

Giao diện Google Workspace thân thiện với người dùng, đặc biệt đối với những người quen thuộc với Gmail và các dịch vụ của Google. Điều này giúp giảm thời gian đào tạo và triển khai cho doanh nghiệp.

Có khả năng tùy chỉnh cao và dễ quản lý

Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google cung cấp khả năng quản lý người dùng, quyền truy cập thiết bị và bảo mật dữ liệu toàn diện và linh hoạt. Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh các tính năng cho phù hợp với nhu cầu và quy mô kinh doanh của mình.

Hỗ trợ và cập nhật liên tục

Google không ngừng cải tiến và cập nhật các tính năng mới cho Google Workspace. Đồng thời, dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật cũng được đảm bảo trong mọi gói thầu. Điều này giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả khi sử dụng các tính năng của Google Workspace.

Google Workspace có những ứng dụng nào?

Google Workspace không chỉ cung cấp một số ứng dụng hỗ trợ hoạt động kinh doanh mà còn hỗ trợ giao tiếp và cộng tác nhóm trong môi trường trực tuyến. Dưới đây là các ứng dụng chính trong Google Workspace.

• Gmail: Bạn có thể đặt tên email doanh nghiệp của mình chuyên nghiệp hơn bằng phần mở rộng tên miền. Nó giúp thể hiện sự uy tín của thiết bị của bạn trước khách hàng và đối tác. Ngoài ra, gmail còn có tính năng lọc thư rác, chức năng tìm kiếm thông minh, tính năng bảo mật nâng cao và tùy chọn dung lượng lưu trữ lớn.
• Google Drive: Đó là không gian được sử dụng để lưu trữ và chia sẻ tệp trực tuyến, giúp nhân viên cộng tác trên tài liệu, bảng tính và bản trình bày. Theo đó, dung lượng lưu trữ dao động từ 30 GB đến không giới hạn tùy theo gói dịch vụ. Bạn có thể truy cập tập tin từ mọi nơi, dễ dàng chia sẻ với đồng nghiệp. Quản lý quyền truy cập để tăng tính bảo mật và riêng tư, đặc biệt đối với doanh nghiệp.
• Google Docs: Đây là một ứng dụng chỉnh sửa văn bản trực tuyến cho phép nhiều người cùng làm việc trên cùng một tài liệu trong thời gian thực. Tệp này được lưu tự động và giúp người dùng chỉnh sửa ngoại tuyến.
• Google Sheets: Nó là một ứng dụng bảng tính trực tuyến kết hợp các chức năng biểu đồ và tính toán. Nó cũng có tính năng cộng tác theo thời gian thực, vì vậy thật hoàn hảo để các doanh nghiệp quản lý dữ liệu, kế hoạch tài chính và chuẩn bị báo cáo.
• Google Slides: Nền tảng trình bày trực tuyến này của Google tích hợp nhiều mẫu hiện có hỗ trợ thêm video, hình ảnh và sơ đồ. Với tính năng cộng tác theo thời gian thực, rất thuận tiện để chỉnh sửa bất kỳ lúc nào.
• Google Meet: Công cụ họp trực tuyến này tạo ra các cuộc họp video chất lượng cao. Theo đó, có thể tổ chức cuộc họp với hàng trăm người tham gia (tùy theo gói dịch vụ) và kết hợp chia sẻ màn hình và ghi lại cuộc họp.
• Google Chat: Chức năng của ứng dụng này là hỗ trợ trò chuyện nhóm và chia sẻ file. Nó cũng tích hợp với các ứng dụng khác như Google Drive và Google Meet để giúp công việc chia sẻ trở nên dễ dàng hơn.
• Google Calendar: Ứng dụng quản lý lịch trình và lập kế hoạch giúp doanh nghiệp dễ dàng tạo và chia sẻ các sự kiện, cuộc hẹn cũng như gửi lời mời và lời nhắc. Nó cũng đồng bộ với Gmail để xem hoặc chia sẻ tài liệu thuận tiện.
• Google Forms: Ứng dụng khảo sát và xây dựng biểu mẫu trực tuyến giúp doanh nghiệp thu thập và phân tích dữ liệu dễ dàng. Ứng dụng còn hỗ trợ nhiều loại câu hỏi khác nhau và tích hợp với Google Sheets để tự động lưu kết quả.
• Google Sites: Đó là một công cụ xây dựng trang web đơn giản cho các dự án kinh doanh hoặc nội bộ. Người dùng không cần bất kỳ kiến thức lập trình nào, thay vào đó họ có thể kéo và thả các thành phần để xây dựng trang web của riêng mình.
• Google Keep: Ứng dụng này giúp doanh nghiệp nhanh chóng ghi lại mọi thứ và tạo danh sách việc cần làm. Nó cũng tích hợp với Google Docs và Lịch Google để quản lý công việc dễ dàng.
• Google Tasks: Nó là một ứng dụng quản lý công việc cá nhân và nhóm. Nó được tích hợp với Gmail và Lịch Google để theo dõi tiến độ công việc của bạn cũng như tạo và chỉnh sửa danh sách việc cần làm.
• Google Vault: Ứng dụng này dùng để quản lý và lưu trữ dữ liệu cho doanh nghiệp. Chứa email, tin nhắn, tập tin và thông tin quan trọng của bạn.
• Google Admin Console: Nó là một công cụ quản lý người dùng và thiết bị trong doanh nghiệp. Bạn dễ dàng quản lý tài khoản người dùng, nhóm, quyền truy cập và bảo mật cho toàn bộ hệ thống Google Workspace.
• Google Jamboard: Đây là bảng trắng trực tuyến để cộng tác trực quan. Đặc biệt, nó được dùng để phác thảo ý tưởng, cộng tác nhóm và được tích hợp với các ứng dụng khác của Google để thuận tiện hơn trong quá trình làm việc.
• Google AppSheet: Nó là một nền tảng phát triển phần mềm không mã hóa. Với nó, bạn có thể tạo ứng dụng từ dữ liệu Google Trang tính để tự động hóa các tác vụ và quy trình hoạt động của công ty bạn.

Cách chọn gói Google Workspace phù hợp

Có nhiều yếu tố doanh nghiệp nên cân nhắc khi lựa chọn gói Google Workspace phù hợp. Cụ thể các tiêu chí được liệt kê dưới đây.

Quy mô doanh nghiệp

Các doanh nghiệp nhỏ có dưới 10 nhân viên thường cần một bộ công cụ đơn giản và giá cả phải chăng. Gói Business Starter thường là sự lựa chọn phù hợp vì nó cung cấp đầy đủ các công cụ cơ bản như Gmail, Drive, Calendar, Meet và các công cụ cộng tác cơ bản khác cần thiết cho nhu cầu kinh doanh.

Các doanh nghiệp cỡ trung bình có từ 10 đến 30 nhân viên cần nhiều dung lượng lưu trữ hơn, các tính năng cộng tác nâng cao và quản lý bảo mật hiệu quả. Gói Business Standard hoặc Business Plus cung cấp nhiều tính năng bổ sung và hoàn hảo cho doanh nghiệp.

Với những doanh nghiệp lớn với hơn 300 nhân viên luôn cần tính bảo mật cao, dung lượng lưu trữ không giới hạn và nhiều tùy chỉnh nâng cao thì gói Enterprise là sự lựa chọn tối ưu. Nó cung cấp các tính năng bảo mật nâng cao, quản lý người dùng chi tiết và khả năng tổ chức các cuộc họp lớn cùng với các báo cáo phân tích chi tiết.

Nhu cầu lưu trữ

Mỗi gói Google Workspace đều có dung lượng lưu trữ ít nhiều. Doanh nghiệp có thể cân nhắc lượng thông tin mình cần để lựa chọn gói sản phẩm phù hợp.

• Business Starter: Cung cấp 30GB dung lượng lưu trữ, phù hợp với doanh nghiệp nhỏ hoặc cá nhân có nhu cầu lưu trữ vừa phải.
• Business Standard: Cung cấp 2TB dung lượng lưu trữ, phù hợp cho các doanh nghiệp cần lưu trữ tài liệu, email và dữ liệu khác lớn hơn.
• Business Plus: Cung cấp 5TB, phù hợp cho doanh nghiệp có nhu cầu lưu trữ dữ liệu lớn.
• Enterprise: cung cấp dung lượng lưu trữ không giới hạn (hoặc giới hạn cao hơn), phù hợp với doanh nghiệp lớn có nhu cầu lưu trữ dữ liệu lớn.

Yêu cầu về bảo mật và quản lý

Nếu doanh nghiệp của bạn không có yêu cầu bảo mật cao, Business Starter hoặc Business Standard có thể là đủ. Các gói này cung cấp bảo mật cơ bản như mã hóa dữ liệu và xác thực hai yếu tố.

Nếu doanh nghiệp có nhu cầu cao về bảo mật và quản lý người dùng thì nên cân nhắc Business Plus hoặc Enterprise, vì các gói này cung cấp tính năng bảo mật tiên tiến, hiện đại hơn.

• DLP (Ngăn chặn mất dữ liệu) – ngăn chặn rò rỉ dữ liệu.
• Vault – lưu trữ và truy xuất dữ liệu.
• Quản lý nâng cao các thiết bị người dùng.
• Phân tích bảo mật và báo cáo chi tiết.

Khả năng tổ chức họp và cộng tác

Bạn cũng nên cân nhắc xem doanh nghiệp của mình nên tổ chức nhiều cuộc họp trực tuyến hay nhiều chia sẻ trực tuyến. Vì vậy, chúng tôi chọn gói cung cấp các tính năng phù hợp để đảm bảo hiệu suất cao.

• Business Starter phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ cần tổ chức các cuộc họp trực tuyến nhỏ với tối đa 100 người tham gia.
• Business Standard hỗ trợ cuộc họp lên tới 150 người tham gia, có thể ghi hình cuộc họp, phù hợp với doanh nghiệp có nhu cầu họp trực tuyến thường xuyên.
• Business Plus giúp tổ chức cuộc họp lên tới 500 người, phù hợp với những doanh nghiệp tổ chức cuộc họp lớn và cần những tính năng cộng tác nâng cao.
• Doanh nghiệp có thể tạo các cuộc họp quy mô lớn với các tính năng cộng tác và bảo mật nâng cao.

Đăng ký Google Workspace ở đâu?

Google Workspace được cung cấp bởi Google nên sự tiện lợi và đồng bộ của nó được nhiều người dùng đánh giá cao. Bạn cần tìm nhà cung cấp sản phẩm chất lượng, đáng tin cậy để đảm bảo chất lượng khi sử dụng.

Adtimin đang hoạt động ở trong lĩnh vực công nghệ thông tin hàng đầu. Adtimin hiện là đối tác ủy quyền của Google Cloud tại Việt Nam nên các sản phẩm của Google luôn cung cấp đầy đủ chức năng. Cùng với sự hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp, tận tâm, giúp người dùng tận dụng tối đa các ứng dụng có sẵn trong Google Workspace để cải thiện năng suất trong công việc.

Thông tin liên hệ:

• Địa chỉ: 12/25 đường số 49, Phường Hiệp Bình Chánh, Tp Thủ Đức, Tp Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Hotline: 0918.437.227 | 0917.457.337
• Điện thoại: (028)66.830.474
• Email: info@adtimin.com
• Website: https://adtimin.vn/

Tất cả những thông tin trên đã phần nào giúp hình dung được Google Workspace là gì​, tiện ích của Google Workspace dành cho doanh nghiệp. Vậy còn chần chừ gì nữa, hãy nhanh tay đăng ký tài khoản với Adtimin để tận dụng hết những tính năng hữu ích của Google cho công ty bạn.