Bạn và công ty của bạn đang muốn thay đổi văn phòng. Tuy nhiên, bạn không biết phải làm sao với khối lượng đồ đạc lớn, gây khó khăn cho việc tháo lắp và chuyển đến văn phòng mới. Trong tình huống này, nếu bạn có một kế hoạch chuyển văn phòng rõ ràng và chi tiết thì việc chuyển văn phòng mới sẽ rất thuận lợi. Hãy cùng điểm qua các kinh nghiệm chuyển văn phòng hiệu quả, nhanh gọn lẹ để giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho công ty trong bài viết sau nhé.
Các kinh nghiệm chuyển văn phòng hiệu quả
Tìm văn phòng mới
Văn phòng được coi là bộ não của tổ chức, là khu vực trung tâm diễn ra các hoạt động khác nhau của một tổ chức doanh nghiệp. Vì vậy, kinh nghiệm chuyển văn phòng là bạn nên chọn những nơi có đất đai thoáng đãng, giao thông thuận lợi, an ninh trật tự cao trong khu vực để đảm bảo an toàn về tài sản, cũng như phương tiện đi lại cho nhân viên và khách hàng. Ngoài ra, các vấn đề như diện tích văn phòng, dịch vụ công cộng xung quanh, thang máy, v.v. Nó cũng nên nhằm mục đích tạo ra một môi trường làm việc thoải mái cho nhân viên.
Sau khi tìm được vị trí phù hợp với yêu cầu của công ty, bạn nên tham khảo ý kiến của nhân viên và các bên liên quan trước khi đưa ra quyết định quan trọng này, vì việc thay đổi trụ sở cũng ảnh hưởng đến công ty và ảnh hưởng đến mọi người trong công ty.
Cuối cùng, sau khi đã tham khảo và tìm được địa điểm phù hợp, bạn cần đến văn phòng mới để dọn dẹp sạch sẽ; Thiết kế, tổ chức và lắp đặt các thiết bị hoàn chỉnh, mua các vật dụng cần thiết và lên kế hoạch di chuyển.
Dự án di dời văn phòng
Việc lập kế hoạch chuyển văn phòng là vô cùng cần thiết, nó sẽ giúp bạn ước tính được chi phí và thời gian cho quá trình chuyển văn phòng. Vì vậy, một kế hoạch chuyển văn phòng cụ thể cần bao gồm:
- Xác định thời gian chuyển văn phòng: Bạn phải nắm rõ thời gian chuyển văn phòng vì khi thay đổi, công ty của bạn cần ít nhất 1 tuần để ổn định công việc tại văn phòng mới.
- Lên danh sách chi tiết đồ đạc trong văn phòng và xác định đồ nào nên chuyển, đồ nào không nên chuyển, đồ nào không còn sử dụng nên thanh lý, v.v. món đồ nào bạn sẽ cất vào thùng và để sẵn trong thùng. Điều này sẽ giúp bạn định vị chính xác vị trí của những món đồ mà không mất nhiều thời gian tìm kiếm.
- Lên phương án bố trí nội thất văn phòng mới: Cần cân nhắc và sắp xếp vị trí các phòng ban theo điều kiện thực tế để quá trình làm việc đạt hiệu quả cao nhất.
- Chọn đơn vị chuyển văn phòng uy tín, chuyên nghiệp: Khi lựa chọn đơn vị chuyển văn phòng cần lưu ý chọn đơn vị lâu năm, có đội ngũ chuyển văn phòng có năng lực, không để xảy ra thất thoát đồ đạc, luôn túc trực và có hợp đồng vận chuyển rõ ràng.
Vì vậy bản kế hoạch chi tiết sẽ bao gồm đầy đủ các công việc cụ thể, thời gian và người chịu trách nhiệm đảm bảo không bỏ sót bước nào trong quá trình chuyển văn phòng. Kế hoạch phải được chuẩn bị ít nhất 1 tuần trước khi chuyển đến nơi làm việc mới.
Chuẩn bị chuyển văn phòng
Bạn cần chọn thời điểm chuyển văn phòng phù hợp với doanh nghiệp. Nên chọn khung giờ vào buổi sáng để có thể thực hiện trong ngày, tránh kéo dài sang ngày hôm sau. Ngoài ra, bạn phải chọn ngày lành tháng tốt chuyển văn phòng để được may mắn và thuận lợi trong công việc.
Chuẩn bị những giấy tờ cần thiết lúc chuyển văn phòng: nếu văn phòng bạn chuyển đến là một tòa nhà thì bạn phải xin phép ban quản lý mới được ra vào, xin phép sử dụng thang máy để di chuyển đồ đạc. Ngoài ra, bạn cần chấm dứt hợp đồng thuê nhà, chấm dứt hợp đồng sử dụng wifi, điện, nước, chuyển phát nhanh, v.v. Ngoài ra, bạn cũng sẽ phải thông báo cho các đối tác, khách hàng của mình về việc chuyển địa chỉ mới của văn phòng thông qua các tài liệu, web, mạng xã hội của công ty.
2 – 3 ngày trước ngày chuyển văn phòng, bạn phải liên hệ với công ty vận chuyển để xác nhận lại thời gian, quy định ra vào tòa nhà (nếu công ty bạn thuê văn phòng trong tòa nhà/căn hộ), tầng hầm có để xe không Bạn có đủ không gian và thang máy có thuận tiện để di chuyển không?
Tiến hành chuyển văn phòng
Tại văn phòng cũ
Vào ngày vận chuyển, công ty bạn phải cử người đại diện điều hành và làm việc trực tiếp với đơn vị vận chuyển mà nhóm bạn đã thuê.
- Bố trí ít nhất 2 – 3 nhân viên giám sát quá trình chuyển văn phòng. Trong đó, 1 nhân viên sẽ giám sát tại văn phòng cũ, 1 giám sát sẽ ở trên xe tải và 1 giám sát sẽ ở văn phòng mới.
- Khi đã chất đồ đạc lên xe, công ty cần có người đi cùng để đảm bảo cốp xe không bị mở ra trước khi nhân viên công ty chứng kiến.
- Sửa chữa, dọn dẹp văn phòng cũ trước khi trả lại mặt bằng theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng.
Tại văn phòng mới
- Kiểm kê đồ đạc của bạn khi bạn đến văn phòng mới
- Tổ chức vận chuyển đến văn phòng mới theo lệnh của các bộ phận
Lưu ý: Phải kiểm tra kỹ đồ đạc trước khi ký xác nhận hoàn thành dịch vụ.
Sau khi hoàn tất
Nếu bạn phát hiện đồ đạc của mình bị hư hỏng hoặc thiếu, điều quan trọng là phải kiểm tra cẩn thận trước để xác nhận tính chính xác của đồ đạc trong doanh nghiệp của bạn. Khi đó bạn nên liên hệ ngay với công ty vận chuyển để tìm cách giải quyết.
Ngoài nội thất, cần quan tâm đến quá trình hòa nhập của nhân viên trong môi trường mới. Bạn cần hỏi han, lắng nghe ý kiến của nhân viên về văn phòng mới để tạo ra một môi trường làm việc thực sự dân chủ và thoải mái.
Những lưu ý khi chuyển văn phòng
Nếu bạn đang có kế hoạch chuyển văn phòng, hãy xem xét các nguyên tắc sau để chuyển văn phòng suôn sẻ:
- Chọn công ty chuyển văn phòng uy tín: Đây là điều đầu tiên bạn cần chú ý để quá trình chuyển văn phòng diễn ra suôn sẻ và đảm bảo đồ dùng văn phòng không bị thất lạc trong quá trình vận chuyển.
- Kiểm tra ngày giờ trước khi gửi: Đây cũng là yếu tố bạn cần lưu ý. Việc chọn ngày giờ tốt là theo phong thủy của giám đốc hoặc trưởng phòng (theo phong thủy). Nó tốt cho kinh doanh.
- Điều động nhân viên phân loại đồ đạc trước khi vận chuyển: Việc phân loại đồ đạc trước khi chuyển sẽ tránh được hiện tượng thất lạc hay nhầm lẫn đồ đạc giữa các nhân viên, giữa các phòng ban trước khi vận chuyển đến văn phòng mới.
- Đóng gói thiết bị vận chuyển khoa học: Việc đóng gói thiết bị vận chuyển khoa học đúng cách sẽ giúp vật phẩm không bị trầy xước, rách nát trong quá trình vận chuyển.
- Chuẩn bị mâm cúng trước khi chuyển văn phòng mới: Đây là việc đầu tiên bạn nên làm khi chuyển văn phòng đến địa điểm mới. Theo quan niệm tâm linh, đây là việc quan trọng trước khi chuyển nơi làm việc đến văn phòng mới. Văn phòng hoặc chủ doanh nghiệp nên chuẩn bị kỹ lưỡng cho việc này.
- Sắp xếp nội thất văn phòng theo phong thủy: Đây cũng là điều bạn cần lưu ý khi chuyển văn phòng. Theo phong thủy, sắp xếp nội thất văn phòng theo tuổi của giám đốc hay trưởng phòng sẽ giúp công ty đó “ăn nên làm ra”.
Dịch vụ chuyển văn phòng uy tín, chuyên nghiệp
Kiến Vàng Việt Nam, thương hiệu đã được khẳng định lâu năm, luôn nhận được sự đón nhận nồng nhiệt của khách hàng khi sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng Kiến Vàng trọn gói .
- Kiến Vàng có đội ngũ nhân viên vận chuyển chuyên nghiệp, cẩn thận, tỉ mỉ và giàu kinh nghiệm sẽ giúp bạn thực hiện việc vận chuyển một cách nhanh chóng và không rắc rối.
- Khi đến với dịch vụ chuyển văn phòng Hà Nội của Kiến Vàng, bạn không phải lo lắng về giá cả.
- Kiến Vàng cam kết không phát sinh bất kỳ khoản phí nào ngoài hợp đồng. Ngoài ra, Kiến Vàng còn tặng hộp, băng dính và bọc lót miễn phí cho khách hàng.
- Cùng với đó, Kiến Vàng có hệ thống xe tải đa dạng các kích cỡ để phục vụ khách hàng.
- Với trang thiết bị vận chuyển hiện đại tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuyển văn phòng của bạn.
Thông tin liên hệ:
- Địa chỉ: Số 25 Tổ 104 Ngõ 34/238/28 Vĩnh Tuy, Vĩnh Tuy, Hai Bà Trưng, Hà Nội
- Hotline: 0967 116 685
- Email: kienvangcompany68@gmail.com
- Website: www.kienvangvietnam.com
Hi vọng với những kinh nghiệm chuyển văn phòng trên đây, bạn và công ty sẽ biết cách sắp xếp để chuyển văn phòng hợp lý hoặc lựa chọn được dịch vụ chuyển văn phòng phù hợp từ đó có những trải nghiệm tuyệt vời trong quá trình chuyển đến nơi làm việc mới.
Ý kiến bạn đọc (0)